Att skära av dessa saker hjälpte mig att öka min produktivitet.
Om du läser det här finns det en och en halv miljon saker du vill göra: Bygga upp ditt företag, träna mer, spendera mer tid med vänner och familj, läsa fler böcker osv.
Så hur packar du in det i en 24-timmars dag som redan är upptagen med att sova och äta?
Medan de flesta försöker bli mer produktiva genom att lägga till saker, har jag upptäckt att det är mycket lättare att börja med att subtrahera det som dödar produktiviteten i första hand. För när du tittar på högproduktiva människor, även om de är i olika branscher med olika arbetsflöden, undviker de alltid viktiga misstag som saboterar alla andra.
Om du är redo att skjuta i höjden din produktivitet för att få mer gjort än någonsin tidigare, undvik dessa 7 specifika vanor. När du blir av med dem kan du se din produktivitet växa snabbt.
1. Fokusera på mindre detaljer och inte på resultat
”Hur vacker strategi än är, bör du ibland titta på resultaten.”
– Winston Churchill
Produktivitet handlar inte om hur mycket jobb du kan lägga på en timme, hur organiserad din kalender ser ut, att ha en inkorg med noll e-postmeddelanden eller att ha de snyggaste schemaläggningsapparna – det handlar om resultatet du producerar.
Om du inte ökar dina resultat i de saker som betyder något, ökar du inte din produktivitet. Du gör bara mer upptaget arbete mer effektivt. I slutändan är det bästa måttet på produktivitet hur mycket du skapar och skickar.
Högproduktiva människor levererar sitt arbete till världen. De har modet att få saker att hända och de agerar trots sin rädsla. Även om det är viktigt att fokusera på processen, förbise inte resultaten.
Vad är det du vill uppnå? Se till att dina resultat går mot dina mål. När du börjar fokusera på din produktion kommer din produktivitet att skjuta i höjden.
2. Kontrollera mobiltelefon först på morgonen
88 % av människorna kollar sin telefon inom den första timmen av dagen och 55 % av människorna kollar sin e-post innan de ens går till jobbet.
Ändå är det en av de värsta sakerna du kan göra för fokus, produktivitet och motivation. Att konsumera värdelös information som sociala medier, kolla e-post och svara på meddelanden för att starta dagen försätter dig i ett tillstånd av reaktion: Nu översvämmas du av stressorer och brådskande uppgifter innan du ens har en chans att arbeta med dina egna mål ( eller ta på dig byxorna).
Det verkar som en oskyldig titt, men eftersom du inte är på jobbet kan du inte ens göra något åt det än; det kommer bara att stanna kvar i ditt sinne och hindra dig från att vara närvarande.
Istället tar högproduktiva människor steg mot sina mål innan de låter dagens krav störa. De fokuserar sin högsta mentala, känslomässiga och fysiska energi på morgonen på sina högsta prioriteringar – inte kollar Instagram eller tittar på nyheterna.
För att undvika dessa distraktioner först på morgonen, ”försök inte bara hårdare”. Lämna din telefon i flygplansläge när du sover. Ställ in ett Stör ej-läge så att du inte får aviseringar den första timmen på morgonen. Bygg in det i din miljö så kommer du snabbt att bryta vanan.
3. Tillåta distraktioner under arbetet
Oavsett om det är e-post, meddelanden eller samtal, byter vi uppgifter eller blir avbrutna var tredje minut och var 6:e sekund. Men oavsett hur mycket du försöker, om du blir distraherad så ofta, kommer du att kämpa för att fokusera eftersom vi alla är hemska på multitasking.
Därefter, om din arbetsyta är rörig eller oorganiserad, kan det påverka din kognition, stress och känslor negativt. Faktum är att bara se röran skadar din mentala prestation och fokus.
Mycket produktiva människor är dock skottsäkra sig från distraktioner och ständiga meddelanden så att de kan fokusera på sin uppgift. De fungerar inte heller i en slarvig, rörig miljö, och de håller saker (relativt) rena, organiserade och minimalistiska.
För att hjälpa dig, prova att sätta din telefon i flygplansläge eller stänga av e-postaviseringar medan du arbetar så att du inte blir bombarderad. Stäng alla flikar, webbläsare och applikationer du inte behöver. Organisera din arbetsyta så att det blir mindre rörigt. Lyssna inte på podcasts eller radiostationer medan du arbetar och spela istället samma låt på repeat (vilket faktiskt fungerar för att förbättra ditt fokus).
4. Arbeta tills utmattning
Även om det finns tillfällen du måste arbeta sent för att avsluta ett projekt, är det inte ett långsiktigt framgångsrecept. Och om du ständigt arbetar tills du är utmattad, kommer de sista timmarna av arbete förmodligen inte att vara bra ändå.
Mycket produktiva människor arbetar inte förrän det inte finns något kvar i tanken: De stannar långt innan de kommer till den punkten. Kom ihåg: Dina kognitiva förmågor är begränsade – vi har bara cirka tre timmars maximal mental prestation varje dag. Tillämpa de gyllene timmarna på saker som är viktiga. Visst, du kan fortfarande jobba efter dessa tre timmar, men när du känner att din prestation sjunker är det ett bra ställe att stanna. (Du behöver trots allt vila och återhämta dig för att kunnaatt prestera bra nästa dag.)
Ta också regelbundna pauser under dagen för att hjälpa dig återhämta dig, återhämta dig och fokusera för bättre mental prestation – på så sätt kan du arbeta djupare längre.
5. Arbeta utan prioriteringar
”Det som är viktigt är sällan brådskande och det som är brådskande är sällan viktigt.”
― Dwight D. Eisenhower
Allt på din att göra-lista är inte lika viktigt. Mycket produktiva människor fokuserar sin energi på de viktigaste uppgifterna – inte bara de brådskande – vilket gör att de kan få ut så mycket som möjligt av varje dag.
Innan du börjar arbeta, försök att rangordna dina uppgifter i ordningsföljd så att du kan ägna dina bästa timmar varje dag åt det som ger dig bäst resultat. Och om du inte vet dina prioriteringar, fråga bara.
Du kan inte göra allt på en gång och det finns en alternativkostnad för dina uppgifter. Tänk alltid på vad som finns på din tallrik, vilka är de en till tre största prioriteringarna och vad som kan vänta.
6. ”Hitta” tid att göra saker
Här är ett talesätt som jag har funnit vara sant som inget annat:
”Om du vill ha något gjort, ge det till en upptagen person.”
Om du ger en uppgift till någon som har all tid i världen, kommer de att kämpa och skjuta upp. Men om du ger den till någon som är extremt upptagen, kommer de att få det att hända.
Mycket produktiva människor hittar inte tid att göra de saker de vill; de tar tid. Om det är viktigt – till exempel att träna regelbundet eller umgås med sina barn – lägger de in det i sitt schema och ser till att det blir gjort. De vet hur de ska organisera och hantera sin tid så att alla deras prioriteringar i arbetet och livet blir klara.
Vilka är de väsentliga sakerna som du ofta skjutit upp? ”Hitta” inte tid – det kommer förmodligen inte att bli gjort på det sättet. Om de är viktiga för dig, ställ in det i din kalender och bygg ditt schema runt dem.
7. Misslyckas med att sätta gränser
Att skryta om att jobba 12-timmarsdagar är inte ett tecken på produktivitet; det är ett tecken på dåliga gränser. Många människor tar på sig alla typer av projekt som, ärligt talat, inte kommer att flytta nålen i deras liv. Eller när människor bjuder in dem att göra något de inte vill, känner de sig skyldiga, dränerar sig på tid och energi (och skapar förbittring).
Men högproduktiva människor sätter gränser för sin tid och låter inte mindre saker ta bort det som är viktigast. De är inte oförskämda; om något får de respekt för att de visar att de fokuserar på de saker, människor, aktiviteter och mer som är viktigast för dem.
Högproduktiva människor är också mycket skyddande för sitt arbetsflöde. Om de till exempel vet att deras morgnar är bäst för kreativt arbete, schemalägger de sina telefonsamtal för eftermiddagen. De förstår vad som hjälper dem att uppnå sitt bästa arbete och vad som håller dem tillbaka.
Lär dig hur du artigt säger ”nej” till förfrågningar eller inbjudningar och sparar dig tid och besvär. Kanske är det helt enkelt inte en prioritet eller så vill du inte göra det – det är okej. Hitta också det arbetsflöde som fungerar bäst för dig och schemalägg din dag så att den passar det.
Lärdomar att ta med sig:
- Produktivitet handlar om hur mycket du skapar och levererar; inte bara avsluta upptaget arbete. Överfokusera inte på mindre detaljer som att ha den perfekta kalendern. Mät dina resultat och ditt arbete kommer att förbättras markant.
- Undvik att kolla din telefon, e-post och sociala medier först på morgonen, vilket sätter dig i ”reaktionsläge”. Ta istället ett steg mot dina mål innan du rör enheterna.
- Multitasking och byte av uppgifter förstör din produktivitet. Minimera istället distraktioner medan du arbetar och ta bort röran av distraktioner från din arbetsyta.
- Arbeta inte tills du blir utmattad; du kommer att bli utbränd och har inget kvar till nästa dag. Sluta istället när du känner att din produktivitet minskar och ta pauser under dagen för att spara energi.
- Prioritera dina uppgifter baserat på dess viktighet, inte bara brådskande, så att du kan maximera resultaten du får från varje arbetsdag.
- Hitta inte tid för de saker som är viktiga för dig; gör tid. Ställ in det i din kalender och bygg ditt schema runt det egna skapandet av ledig tid.
- Undvik att säga ”ja” till varje förfrågan och överväldiga dig själv med oviktiga saker. Sätt gränser för din tid och lär dig hur du säger ”nej” artigt så att du kan säga ”ja” till det som verkligen betyder något.